2021/2/11
医療情報課インターネットライセンス担当～業務紹介（その2）
その業務の範囲ですが、インターネット担当という名前通りにハードからソフトウェア、ネットワークやWebサイトなどなど、インターネットに関わる部分全てです。
また、内容も現場での実作業から情報機器の破棄、システム導入時の業者ミーティング参加やシステムに関して日赤本社とのやり取りなど多岐に渡ります。
そして特にここ1年、上記内容に加え、世の中の流れ通りにZoomやTeamsなどのオンライン会議システムを利用した会議やセミナー実施の依頼が増えました。
ちなみに毎月業務としてこなしたオンライン会議(セミナー)を集計しているのですが、この記事を書いている現在も開催数は右肩上がりに増え続けています。
(今現在、単純に依頼件数を月で割ると1日に2回程度院内でなにかしらの会議や研修が行われている計算になります。)
さて、私達がオンライン会議(セミナー)の依頼を受けたらどうするか。
まずヒアリングを行い、どのような形で行えばよいか相談者にアドバイスをしたり一緒に考えるところから始まります。
「参加者は何人で場所は何カ所で行うのか。」
「希望する場所はオンライン設備が備わっているか。」
「カメラおよびマイク、座席の配置はどのような構成にするか。」
「外部からの参加者がいる場合、事前テストをどうするか。」
「議事録や見逃し配信用に録画が必要か。」
「当日使用する端末をどうするか。」
etc、etc
相談者が参加側か主催側かのどちらかで内容も変わりますが、問題無く参加や開催できると固めたあとは当日会場にセッティングに伺うという流れが一般的になります。
また、相談者が主催側の場合、オンライン会議システムの操作説明や事前リハーサル、使用する動画の作成などなど、当日問題なく開催するための準備諸々のお手伝いもします。
そして、必要があれば開催中も待機し、有事の時に即対応ができる態勢を作り進行をチェックすることもあります。